Conseils Vie Pro

10 petits conseils pour mieux s’organiser, et regagner en productivité au travail

Vous avez l'impression de ramer ? Ces 10 petites habitudes et techniques vont vous aider à perdre moins de temps, et à accomplir davantage plus rapidement

Qu’on soit fonctionnaire, en CDI ou freelance, nous subissons tous le manque de temps.

Cela pèse sur notre capacité à atteindre les objectifs; mais ça pèse aussi sur notre niveau de stress et de bien-être.

Mais avec un peu d’astuce, de rigueur et d’organisation, on peut en général énormément gagner en productivité et retrouver la sérénité.

En intégrant ces quelques bonnes habitudes, au fur et à mesure, et avec persévérance, vous devriez constater de réels changements dans votre efficacité au quotidien.

#1.
Écarter toutes les sources de déconcentration

La concentration est une question d’entraînement, mais laisser Facebook ou la télé allumés, c’est se condamner à des allers-retours permanents entre boulot et distractions.

Le mieux pour éviter ça, c’est de limiter au maximum toutes les sources de distraction les plus communes :

  • Mettez votre téléphone en mode silencieux
  • Désactivez les notifications qui pourraient apparaître sur votre ordinateur (les notifications sont le fléau du siècle) et fermez votre boite mail. Les mails attendront.
  • Installez une application permettant de limiter l’accès à Internet ou à certains sites (Facebook, Twitter, YouTube, …) pour une période donnée

Essayez de prendre cette habitude et de voir cela comme « le coup d’envoi » de vos sessions travail.

Petit à petit, ça deviendra un rituel qui s’ancrera en vous et vous permettra de vraiment vous concentrer sur le travail, le temps de l’avoir terminé.

#2.
La to-do-list : l’habitude qui a sauvé ma vie

C’est un syndrome que nous connaissons tous : on s’installe à son bureau, plein de bonne volonté, conscients de la masse de travail à accomplir… et c’est le bug : on ne sait plus par où commencer.

Pour les accros du smartphone, il existe une foultitude d’applications de gestions de tâches type « Any.Do », « Clear » ou encore « Just Do », qui permettent d’organiser les tâches selon leur ordre d’importance et les dates auxquelles elles doivent être effectuées au plus tard.

Mais sinon, un fichier Excel ou un bloc note fait tout aussi bien l’affaire !

L’intérêt de la chose est multiple :

  • on ne perd pas de temps à se demander ce que l’on a à faire,
  • on mesure le travail accompli, ce qui encourage à poursuivre dans la lancée
  • … et ça aide à pouvoir rendre des comptes si on vous demande ce que vous avez fait ces derniers temps

Astuces pour une bonne todo ?

Que vous travailliez sur une feuille de papier ou un fichier excel, divisez l’espace en deux. A droite, le pro, à gauche, le perso (ou l’inverse, comme vous voulez).

Pour chacune de ces colonnes, faites les sous-colonnes suivantes :

  • Quoi : pour lister les différentes tâches
  • Pour quand : pour indiquer la deadline ou le degré d’urgence
  • Importance : de 1 à 5, pour évaluer le degré d’importance de la tâche (à bien distinguer de l’urgence)
  • Statut (en cours / terminé … ou alors, des pourcentages pour évaluer le degré d’avancement)
  • Remarques : pour les notes et commentaires

Prenez ceci comme une base, et ajustez selon vos besoins : la meilleure ToDo est celle que vous trouvez pratique, efficace, et facile à tenir.

#3.
Prioriser les tâches

Vous avez remarqué ? Les tâches les plus importantes sont souvent les plus chiantes. Le monde est mal fait, n’est-ce pas ? :)

Idée : sur une page blanche (ou un tableur excel) tracez un tableau comme ceci :

methode-acbd

  • Les tâches qui figurent en haut à gauche sont à traiter en priorité.
  • Puis celles en dessous, poursuivre avec celles en haut sur la colonne de droite (qui auront eu le temps de changer de place)
  • et enfin, si possibles, celles en bas à droite.

Vous vous rendrez vite compte qu’une fois les tâches prioritaires terminées, les autres nous semblent beaucoup plus évidentes…

#4.
La prise de notes intelligente

Pour la plupart d’entre nous, nos métiers requièrent que nous mémorisions de grandes quantités d’informations complexes, aux nombreuses subtilités.

Notre cerveau a beau être une incroyable machine de guerre, il ne suffit pas. Ne faites pas l’erreur de croire que vous pouvez tout retenir : vous ne pouvez pas.

Si vous voulez gagner en productivité et en efficacité (c’est à dire : accomplir plus, mieux, et en faisant moins d’erreurs qui font perdre du temps), il va falloir vous organiser un minimum niveau prise de notes.

Un système que j’aime bien :

  • Un cahier pour noter les vos tâches et autres reminders au jour le jour
  • Un autre cahier dans lequel vous synthétisez les choses importantes à retenir, par projet ou par sujet si nécessaire, pour documenter petit à petit les différents aspects de tel ou tel projet
  • Un autre cahier dans lequel vous notez les infos sur les gens avec qui vous échangez : coordonnées, fonctions et responsabilités, affinités et animosités, choses à retenir, tout ce qui peut vous permettre de mieux comprendre et pratiquer votre relation de travail avec cette personne

(sachant que vous pouvez relier / attacher / coller ces cahiers ensembles pour plus de praticité)

Bien sûr, ne laissez jamais personne regarder vos notes, ne les laissez pas traîner et emportez les partout avec vous (et ramenez les à la maison le soir, pour éviter les coup d’œil indiscrets).

Ces notes, triées par type, vous permettront, lorsque vous en aurez pris l’habitude, de vraiment stocker les informations d’une manière efficace, et de réduire au maximum ces moments gênants où on se rend compte qu’on a oublié un détail important.

#5.
Les critiques constructives

Les critiques et remarques sont inévitables, et il faut les prendre pour ce qu’elles sont : des retours quant à l’efficacité du travail accompli.

Bien sûr, il faut savoir les accepter (et filtrer soigneusement pour ne pas se laisser atteindre par des critiques abusives ou trop brutales).

A quoi repère-t-on une critique constructive ?

  • Elle est faite discrètement (en public, c’est juste une tentative d’humiliation ou de provocation)
  • Elle est focalisée sur les faits et non sur vous
  • Elle est suivant suivie de conseils ou de pistes pour trouver une solution…

Les critiques méchantes ou gratuites ne méritent pas votre attention : elles ne vous aideront pas à vous améliorer, et ne peuvent qu’augmenter votre niveau de stress en vous détournant de votre mission (le boulot). Donc poubelle, en attendant de trouver comment mieux communiquer avec celui qui vous les fait.

Quant aux bonnes critiques, les critiques constructives, elles vous aideront à identifier les opportunités d’amélioration de ce que vous faites, c’est donc quelque chose de très précieux, ne les prenez surtout pas personnellement !

Mieux que ça : notez les pour ne pas les oublier, et pouvoir revenir dessus plus tard, pour voir si vous avez su les intégrer et corriger ce qui n’allait pas.

Les noter et les relire avant de se mettre au travail permet de ne pas les reproduire et de donc gagner du temps sur sa montée en compétence…

#6.
Le travail aussi est une question de préparation physique

Les moins sportifs d’entre nous auront tendance à penser que c’est un conseil de hippie, mais ceux qui pratiquent une activité sportive de manière régulière le savent : ça fait un bien fou, et ça a un impact incroyable sur la qualité du travail et l’efficacité personnelle.

  • Le sport permet d’éliminer le stress et de se vider la tête : il chasse les nuages noirs qui nous encombrent l’esprit et peuvent nous empêcher de nous concentrer à 100%.
  • Le sport permet d’accroître le niveau d’énergie (physique et mentale), et permet d’attaquer le boulot avec une motivation et une détermination complètement dingue

Mais l’hygiène de vie ne tient pas qu’au sport, il y a aussi le niveau de forme global : sommeil, alimentation, … qui comme chacun sait, jouent fortement sur nos performances intelectuelles.

Donc de bonnes habitudes à prendre :

  • Faire du sport au minimum une fois par semaine
  • Manger léger à midi (histoire d’éviter le fameux « Syndrôme d’Effondrement Post Dejeuner » qui ruine toute l’aprem et vous fait piquer du nez sur le clavier.
  • Se mettre au lit tôt pour avoir des nuits de sommeil reposantes, déstressantes et bonnes pour la mémoire

Non, ce n’est pas votre mère qui a écrit cet article (mais quand même : tenez-vous droit sur votre chaise et evitez les barres chocolatés dans la journée, c’est pas bon pour tes dents).

#7.
Ne pas repousser le moment de se mettre au travail

Un autre manège qui peut nous faire perdre une demie-journée : arriver à l’heure au bureau, poser ses affaires, faire un tour à la machine à café, bavarder avec les collègues,s’asseoir à son bureau, commenter le dernier épisode des « princes de l’amour », participer au débat qui fait rage dans l’Open space : «  Etre un séducteur se résume-t-il à bronzer et à se faire faire une crête gélifiée par le coiffeur ? » (Indice : Non.). Allumer l’ordi, faire un tour sur ses sites préférés , parce que bon, ça va on a bien  cinq minutes…

… Et sans avoir vu le temps passer, il est déjà l’heure de la pause déjeuner.

Prenez désormais l’habitude de vous mettre au travail dans les 5 minutes après votre arrivée : souvent, on perd du temps parce qu’on traîne au lieu de se mettre au travail, et une fois qu’on est lancé, on ne s’arrête plus.

Alors c’est bien contre l’hésitation qu’il faut lutter.

Et si vraiment il vous faut du temps pour démarrer votre journée, arrivez en avance…

#8.
Connaître ses pics de productivité

Les pics de productivités sont les horaires de la journée auxquelles vous êtes le plus efficace pour travailler.

Comment les connaître ? C’est très simple : observez-vous. Voyez à quel moment de la journée le temps passe le plus vite à vos yeux.

Et si vous travaillez de chez vous, prenez 48 heures seuls avec votre bureau, du travail, et voyez le moment ou cela vous semble le plus facile…

Pour ma part ses pics se situent entre 8h00 et 10h00, et entre 17h et 1h00, mais ça varie en fonction des gens.

Bah tant pis, j’essaie de voir le bon coté des choses en me disant qu’a défaut d’avoir une vie sociale, j’ai du temps pour aller à la poste. Et je ne culpabilise pas s’il me prend l’envie d’une sieste…

#9.
Un éclair de génie ? Profitez-en !

Nous avons tous un jour été traversée par une  idée qui nous a fait cogiter en empeché de dormir.

Nous sommes alors partagés entre l’envie de flemmarder dans son lit et laisser son esprit vagabonder, et se relever pour se mettre au travail.

Parce que ces idées, mêmes si elle ne sont pas utile pour une mission ou un projet actuel, pourra être recyclé par la suite.

Ce conseil est valable pour :

  • Les après-midis seuls en terrasse de café
  • Les trajets en train, en bateau, en avions, en car…
  • les dimanches devant la télé…

Donc si vous avez un éclair de génie créatif, exploitez-le si vous pouvez, et sinon, notez vite toutes les idées qui fusent dans votre esprit, avant que la torpeur ne vous reprenne et que tout cela ne disparaisse dans les tréfonds de votre mémoire.

#10.
Rentabilisez les temps de trajets

C’est devenu ma spécialité. Sachant que je passe deux heures par jours dans un bus entre mon bureau et chez moi, et que je me rends à mon bureau six fois par semaine. De combien d’heure de travail supplémentaires je dispose ? Douze heures.

Vous n’imaginez pas ce que ces douze heures me permettent de produire. Investissez dans un notebook assez puissant pour y installer les logiciels et applications dont vous avez besoin, et dégainez-le à la moindre place assise.

Attention, cet exercice nécessite un réel effort de concentration. Mais elle permet un réel gain de temps. Et puis c’est pas comme s’il y avait plus intéressant à faire…

Pour résumer, je dirais que se mettre au travail, c’est comme s’arracher les poils à la cire. Plus on attend plus on appréhende. Et puis au bout de la dixième fois, on s’y fait…

Sur le même sujet
Commentaires / Discussion

Cet article vous a plu ? Vous avez des questions ? Vous souhaitez réagir, ou apporter des précisions ? Laissez-nous vos commentaires ci-dessous.

Les commentaires agressifs, discourtois, non constructifs, ou simplement désagréables seront supprimés.