Mieux s'organiser pour gagner du temps

Beaucoup de gens (pas seulement des players ou apprentis players) me disent qu'ils n'ont jamais le temps de rien, qu'ils sont débordés, qu'ils sont sous l'eau, ... J'ai donc fini par ressortir mes notes de lecture sur un bouquin que je m'étais acheté fin 2004.
L’idée de base du bouquin c’est tout simplement que gagner du temps cela s’apprend !!!

Le bouquin est très axé monde du travail, j’ai donc épuré et adapté certains passages pour que ça soit utilisable partout et par tous.

L'application de quelques-uns des principes évoqués dans ce livre ont grandement amélioré mon quotidien, ça demande beaucoup d'efforts les 1ères semaines ainsi que dans les périodes où on a pas la pêche mais ça en vaut vraiment la peine !

1 – L'action immédiate

Les règles de base à suivre :
· Agir instentanément, si on ne peut vraiment pas : prévoir un moment pour traiter le sujet
· Se libérer l'esprit : si c'est important on traite (ou on délègue) sinon on jète, remettre à plus tard est une source de perturbation et nuit à la concentration
· Trouver une solutionaux problèmes dès qu'ils apparaissent, car plus on attend + c'est grave et + ce sera dur de résoudre le problème
· Réduire les interruptions : bcp d'interruptions peuvent être éliminées en s'attaquant à leur source
· Se débarrasser du travail en retard, et identifier les causes qui l'ont ammené pour éviter que ça se reproduise
· Se tourner vers l'avenir plutôt que vers le passé, c'est le meilleur moyen de rester équilibré mentalement
· Traiter le + pénible en 1er, on sera + vite soulagé, la suite n'en sera que + facile, ...
· Avoir une meilleure image de soi-même : être dans les temps, agir vite, être efficace, que des choses qui aident à avoir une bonne image de soi !!!

S'habituer à trancher
La certitude 100 % n'existe pas, avec 80% ou + on doit y aller

S'habituer à l'action immédiate
Le faire régulièrement, on se forcera au début puis cela deviendra une habitude et on le fera donc sans réfléchir.


2 – L'organisation immédiate

Avoir un espace de travail ordonné
Que ce soit au boulot si on bosse dans un bureau ou à la maison pour son bureau perso, c'est le B.A.BA pour éviter de perdre du temps pour retrouver ses petits.

Echéancier
Pour chaque jour du mois noter les évènements importants (rencart, numéro à rappeler, …), pour les rencarts, placer une note la veille pour penser à le préparer.
Un échéancier n’est pas un agenda, il est juste là pour se rappeler les évènements marquants !

Le système de piles
Pour le pick-up ce sera (si vous notez tout dans un petit carnet et que vous arrachez les pages au fur et à mesure) :
· une pile avec les nouveau numéros, mails, les notes prises pendant la sarge, …
· une pile avec les plans en cours (num qu’on doit rappeler dans les 48h, rdv à confirmer, …)
· une listes des plans sur le point d’être nextés
· une liste des trucs à lire
Ce système est bien sûr papier mais peut être adapté au numérique (si comme moi vous avez un PDA par exemple)

Généralités sur le classement (des articles, des posts qui vous ont marqués, …)
Créer un index et appliquer aux infos les règles de classement suivantes :
· arborescence refletant ce que serait un classement papier
· nommage clair
· classement des mails idem + système de piles éventuellement

Règles d’organisation générale :
· regrouper les choses similaires
· emplacements particuliers
· étiquetage clair

3 – Le pilotage automatique immédiat
Tenir un journal de bord
Faire simple pour que ce ne soit pas fastidieux, noter simplement au fur et à mesure de sa journée ce qu'on à fait, avec qui et combien de temps cela a pris.
Au pire, faire une petite synthèse tous les soirs

Filtrer les informations
Le mieux est de trier à la source : ceci permet de ne plus avoir que ce qui nous intéresse.
Comment : se faire retirer des listes de diffusion qui ne serve pas vraiment, aprrendre aux collaborateurs de ne fournir que ce qui nous intéresse.
Il faut être pertinent avec ce qui arrive !!!

Traiter le travail de routine par regroupement
Diminue l'overhead global, car switcher d'une activité à une autre consomme du temps et des ressources, switcher une seule fois plutôt que n fois !

Programmer pour éviter les choix inutiles
Pratiquer l'action immédiate différée : cad pour chaque action vraiment pas réalisable immédiatement, prévoir un moment pour traiter et s'y tenir autant que faire se peut

La loi de Parkinson et la répartition du temps
« le travail tend à s'adapter au temps dont vous disposez ou que vous souhaitez lui consacrer »
Autrement dit si on prévoit à l'avance une plage pour faire qqc, on a de fortes chances de s'y tenir.

Procéder par séquences
Une session de travail idéale semble être de 1h30. Idéalement on ne doit pas être dérangé pendant cette période.

Traiter les appels téléphonique et les mails par regroupements
Prévoir des plages horaires pour le faire et toujours s'y tenir sauf cas exceptionnel, les paramètres déterminant si un appel/msg est une exception doivent être clairement établis.

Règles pour utiliser la messagerie électronique efficacement
(On pourrait étendre ces règles à l’utilisation des forums)
· sujet clair dans l'objet
· début du message doit exposer brièvement le but
· 1 seul sujet par mail
· éviter d'arroser le monde
· préférer le copier-coller au pièces jointes pour l'écrit
· pour corriger ou compléter, utiliser des couleurs ou/et du gras ... pour que ce soit bien clair
· ne lire que si le sujet est explicite et semble nécessiter la lecture immédiate
· rester courtois et indulgent, même avec ceux qui ne le sont pas

Lecture
Idem que le reste : lui réserver une plage horaire est + efficace.
Privilégier la lecture rapide (je ferais un post là-dessus à l’occasion, c’est dingue à quel point on gagne du temps quand on la maîtrise)

Gérer les interruptions
Pour les limiter : s'attquer à la source
· pratiquer l'action immédiate => - de retard, on ne revient pas n fois sur le même sujet, ...
· pratiquer la comm efficace immédiate (être précis, complet, préférer l'asynchrone qui permet de ne pas être interrompu subitement)
· annoncer tout de suite la couleur : regrouper, savoir faire respecter ses impératifs horaires, ...

Les écueils auxquels il faut s'attendre
- les bouleversements dans son planning (réunion prévue à la dernière minute, tache urgent qui tombe, ...) : ne pas se laisser perturbé, se réorganiser, éventuellement revoir les plages réservées pour être + sûr qu'elles le restent, ... persévérer, chercher de nouvelles solutions

4 – La planification immédiate
But de la planification
Se donner une idée claire de ce qu'on a à faire.
Il faut voir l'action de planifier comme le réal qui fait 1 story-board

Principes de planification
3 volets :
· allouer des priorités – gérer les tâches
· gérer son temps (se créer des habitudes, tenir compte de son biorythme, réserver des plages pour la plannif elle-même, éviter les choses qui font perdre du temps)
· s'organiser pour exécuter ses projets facilement

Le planning quotidien
Absolument nécessaire.
Le + simple est de le construire à partir du planning hebdomadaire

Le planning hebdomadaire
1 fois par semaine, examiner toutes ses sources de travail, son agenda (pour contrôler les délais, ce qui est prévu, les rappels, ...), son échéancier (que contient-il pour la semaine ?), tout ce qui est en suspens et sa liste de tâches « à faire ».

Le journal de bord défini + haut doit permettre de quantifier la part d'imprévu (25%, 50%, ???) et planifier en conséquence (exemple : 25 % d'imprévu en général, on ne remplit donc que 75% de son temps)

Il permet de prendre du recul, il rend le planning quotidien très facile à établir (10mn chaque matin et ça roule).

Prévoir un moment en fin de semaine pour le planning de la semaine suivante.

Idées de présentation :
· 1 feuille
· liste des tâches de la semaine avec estimation charge
· 1 case pour chaque jour
· 1 grosse case pour noter les imprévus qui ne manqueront pas de se greffer dans la semaine
Pour la remplir :
· lister les tâches
· estimer leurs charges
· les caser dans les jours selon échéance, priorité, temps dispo, ...

Le planning mensuel
Il est parfois nécessaire de voir + large que simplement la semaine

Il ne doit contenir que les évènements importants, les échéances, les longues tâches, ...
2 présentations complémentaires :
· sous forme d'agenda mensuel
· sous forme de diagramme de Gant

Muscler son agenda : un processus de planification mensuelle destiné aux cadres et dirigeants
Dresser le tableau suivant :

Actions Maintenant Futur



· Remplir la colonne actions avec ses actions générales (au +
· remplir la colonne maintenant avec les pourcentages de temps que l'on pense que chacune prend
· Ajouter les actions que l'on aimerait faire mais que l'on ne fait pas manque de temps
· Remplir la colonne futur avec toutes ces actions et les pourcentages souhaitables (avec réalisme)
· Pour le mois suivant, amorcer le changement : réserver des plages pour les tâches au + grand pourcentage de la colonne futur.

Le management de projet
Comment « manger » un projet : en le saucissonant

Critères du management de projet
Si 1 ou plusieurs des critères suivants caractérisent un travail, il relève du management de projet
· complexité
· difficile
· plusieurs participants
· nouveau
· délais critiques
· oblige à affronter les changements


La conception de projet
Fondements :
· brain-storming
· identification des facteurs clés de succès
· structuration des idées
· élaboration d'un plan d'action élaborant ces idées

Idées de présentation pour le plan d'action d'un projet :
· titre
· objectifs
· tableau d'action (description | charge | qui | date butoir | date estimée de réal)

Dresser la carte de l'organisation du projet (vue systémique)

Le planning stratégique
Comment définir une stratégie :
· Quels but ?
· Où en est-on par rapport à ces buts ?
· Comment y aller ?
· Quelles ressources ? ($, personnel, temps, connaissances, XP, ...)
· Comment utiliser au mieux les ressources ?
· Se donner une direction
· Examiner les variantes possibles

On peut ensuite établir le planning stratégique.

Les objectifs
Sans buts, c'est le flou artistique !
Les identifier et les clarifier par écrit.

Identifier d'abord ses roles, dresser des buts pour chacun.

Les objectifs personnels
Ils sont essentiels, car ils conditionnent notre épanouissement (ou pas si il sont irréaliste).
Commencer par là !!!

La définition des valeurs
Cerner les principes fondamentaux qui vont conditionner tout le reste est l'étape préliminaire pour pouvoir fixer les objectifs et par suite la stratégie.

Les valeurs personnelles
Encore avant : fixer ses priorités essentielles

Pour se consacrer à l'essentiel il faut connaître :
· ses valeurs fondamentales
· principes auxquels on souhaite se conformer
· mission dans la vie

La visualisation
Tout comme l'athlète immagine son essai réussi ou sa course victorieuse avant même de partir, il faut visualiser son succès. Ces images auront un rôle d'aimant, de prophétie. Cela oblige a éxaminer ses objectifs sous tous les angles et donc à les clarifier.

5 – Comment tenir le cap
La persévérance
Ni le talent, ni le génie, ni l'instruction ne valent la persévérance.
C'est d'elle que nait tous les succès.

Soulager sa mémoire
A partir du moment où on a des systèmes de rappel fiable (échéancier notamment), rien ne sert de s'encombrer l'esprit.

Organiser des systèmes de suivi efficace
L'echéancier est l'outil de base (au jour le jour pour le mois en cours, et mois par mois pour les suivants).
Utiliser un cahier de bord comme aide-mémoire, pour noter toutes les demandes, les tâches à faire, ... ceci évite les 50 post-it éparpillés sur le bureau

Agenda de bureau
Il doit aider à :
· se rappeler de ses tâches futures
· noter des rendez-vous
· établir la to-do list
· noter les échéances importantes
· se rappeler des événements exceptionnels (anniversaire, voyages, ...)
· prendre des notes pendant les réunions
· consigner adresses en # de téléphones utiles
· avoir accès à des renseignements utiles tels les fuseaux horaires, etc ...
· bloquer du temps pour réaliser du travail pré-programmé
· planifier les tâches régulières
· consigner ses infos personnelles
· organiser ses activités en fonction de ses buts

Sauvegarder ses arrières
Perdre son agenda serait facheux par exemple, faire des sauvegardes pour les fichiers informatiques, des doubles pour les fichiers papier.

6 – L'efficacité immédiate
Kaisen
C'est du japonais, cela signifie « amélioration continue », il ne signifie pas d'accepter les concepts sur l'organisation du travail mais de chercher progressivement et en continu à s'améliorer, ceci signifie prendre de temps à autre un moment pour chercher à s'améliorer encore.

Les 4 S
· Sei-li : organisation
· Sei-Ton : ordre
· Sei-Kez : netteté
· Sei-Sou : propreté
Ce sont les 4 principes à appliquer pour avoir une qualité optimale.

Définir les besoins de ses clients
Prendre client dans son terme le + large, cad toute personne qui leur demande qqc (vrais clients mais aussi collègues, managers, ...).
Déterminer ce qu'ils attendent, ainsi a bcp – de risque de se tromper, penser que se justifier après une erreur prend + de temps que faire bien du 1er coup.

Benchmarking
Se comparer aux autres en terme de perfs et s'inspirer de ceux qui sont meilleurs.

Etre vigilent
Avec l'action immédiate on a l'esprit + clair et on repère donc les drapeaux rouges.

Amélioration projet par projet
tout est dit

Vers un changement permanent
Autrement dit : l'amélioration continue implique de ne rester jamais immobile.
3 facteurs clés :
· identifer les améliorations nécessaires
· planifier les actions
· réaliser les plans

PEP et reengineering
Les meilleurs résultats sont obtenus par des personnes qui repensent leur travail de A à Z

Idées reçues/réponse/solution :
· il faut prioriser/oui mais en se débarassant de toutes les broutilles parasites, ainsi on se centrera sur l'essentiel/adopter un système efficace pour toujours se débarasser de l'inutile
· plannifer est une perte de temps/sans plannif on tourne en rond, on a aucune vision, on s'éparpille/la plannification est essentielle !
· Créativité rime avec désorde/la créativité n'a rien à voir avec le désordre/s'organiser pour justement avoir le + de temps possible pour la créativité
· pas le temps de tout noter/ne pas s'organiser sous prétexte que l'on a pas le temps => pertes de temps inutiles => ... c'est un cercle vicieux/Il suffit généralement de programmer une séance de plannification par semaine
· qui a fait des études supérieures sait s'organiser/l'organisation &les bonnes méthodes de travail s'apprennent, et malheureusement on ne les apprend pas à l'école/mettre en oeuvre le PEP

7 – La maintenance immédiate
L'entropie
1 des principes de base est que l'environnement tend naturellement vers le désordre, autrement dit l'ordre s'entretient régulièrement et pas de temps en temps.

Maintenance
Elle doit faire partie de son cycle de travail, autrement dit la tâche seule ne suffit pas, il faut en assurer la maintenance. Mettre en place des automatismes est le meilleur moyen, se servir de la force de l'habitude et de ses pouvoirs considérables.

Se simplifier la vie
Le but ultime est tout simplement de se simplifier la vie, en perdant un peu de temps de temps en temps permet de limiter énormément les cas où on doit en perdre beaucoup (papier perdu car pas rangé, outil cassé car pas ou peu entretenu, ...)

Maintenance oui, mais pas à tout prix
Une maintenance efficace doit être facile et indolore

Système de maintenance
Quelques idées :
· bureau : maintenance continue
· dossiers individuels : maintenance continue
· corbeilles : maintenance quotidienne
· dossiers de travail : maintenance hebdomadaire
· dossiers de référence : maintenance mensuelle
· tout le système : maintenance semestrielle

Le défi des 21 jours
Le but est de changer une habitude et de s'y tenir 21 jours de suite, si on loupe 1 jour, on reprend le compte à 1 jusqu'à y arriver.
Ceci permet de voir comment on réagit à ce genre de défi et de quelle façon on arrive à changer nos habitudes

Maintenance et voyages
Elle doit continuer même en déplacement, ceci évite de prendre du retard et les désagréments que cela implique ! Utiliser la technologie pour cela.

La maintenance préventive
Prévoir à l'avance pour éviter les problèmes.

Maintenance et progrès continu
Les principes du PEP sont évidemment à appliquer à la maintenance, cad se demander de temps à autre comment l'améliorer et agir !

Que faire quand tout va mal ?
On revient de vacances et le travail en attente est collosal, un imprévu nous monopolise à plein temps pendant des jours entiers, ... il est tellement facile dans ces cas de retomber dans les mauvaises habitudes. Une solution efficace : se rendre indisponible 1 journée et la dédier à l'action immédiate.

Annexe – Ce qui fait perdre du temps

[Réservé]

Bravo Oh Damned ! Excellent résumé, tout le monde peut constater la valeur de ces principes.

Ce livre était l'un de mes livres de chevet quand j'ai participé à la redynamisation d'équipes de ventes et de chefs de projets un peu ramollo, qui ne savaient pas s'organiser.

Je peux témoigner des énormes gains de temps, d'efficacité et de productivité que cette méthode a apporté rapidement à un tas de professionnels autour de moi.

Plus accentué sur l'aspect relationnel, en analyse transactionnelle, ça se découpe comme ça:

le retrait :
absence de transaction

le rituel :
manoeuvre d'approche pour entrer en contact
ex: "bonjour, ça va?"

les passtimes:
c'est plus qu'un rituel mais il n'y a pas d'échange rituel on ne parle pas de soi réellement, la conversation est plus longue mais elle n'est pas dangereuse, ça permet de sélectionner les gens avec qui on veut avoir une relation plus impliquante ex: les conversations sur les bagnoles, le sports, les spectacles etc... du fluff quoi

l'activité:
but auquel les humains peuvent participer ensemble
ex le travail

la proximité ou intimité:
c'est un contact franc spontané sincère et authentique ex: rire pleurs colère souvent enfant libre-enfant libre, c'est l'échange le plus fort.

les jeux psychologiques:
les protagonistes vont s'installer inconsciement dans un des roles persécuteurs-victimes-sauveurs. Les transcations sont à double fonds, c'est le sous entendu...
ex:
V- holàlà, j'ai encore mal à la tête ce matin...
S- ben, prends un comprimé, je vais t'en chercher...
V (devient Persecuteur)- Oh ça va, je sais ce que j'ai à faire!
S- on peut jamais rien te dire le matin
etc...

Pour en savoir un peu plus...
http://www.jecommunique.com/le_temps_qu ... _de___.htm

Un jour, un vieux professeur de l'Ecole Nationale d'Administration (ENAP) fut engagé pour donner une formation sur la planification efficace de son temps, à un groupe constitué d'une quinzaine de dirigeants de grosses compagnies nord-américaines.
Ce cours constituait l'un des cinq ateliers de leur journée de formation et le vieux professeur n'avait donc qu'une heure pour "passer son message".
Debout devant ce groupe d'élite, le vieux prof les regarda, un par un, lentement, puis il leur dit : "Nous allons réaliser une expérience".
Il sortit de dessous le bureau un immense pot en verre qu'il posa délicatement en face de lui. Puis, il sortit encore une douzaine de cailloux gros comme des balles de tennis et les plaça délicatement, un par un, dans le grand pot.
Lorsque le pot fut rempli jusqu'au bord et qu'il fut impossible d'y ajouter un caillou de plus, il leva lentement les yeux vers les élèves et leur demanda :
"Est-ce-que ce pot est plein ?"
Tous répondirent : "OUI".
Il attendit quelques secondes et ajouta : "Vraiment ?"
Alors, il se pencha à nouveau et sortit de dessous le bureau un récipient rempli de petits graviers. Avec minutie, il versa ce gravier sur les gros cailloux puis brassa légèrement le pot. Les morceaux de gravier s'infiltrèrent entre les cailloux… jusqu'au fond du pot.
Le vieux prof leva a nouveau les yeux vers son auditoire et redemanda :
"Est-ce-que ce pot est plein ?"
Cette fois, ces brillants élèves commençaient à comprendre son manège.
L'un deux répondit : "Probablement pas !"
"Bien !" répondit le vieux prof.
Il se pencha de nouveau et cette fois, sortit de sous la table un petit récipient rempli de sable fin. Il versa le sable dans le pot.
Le sable alla remplir les espaces entre les gros cailloux et le gravier.
Encore une fois, il demanda : "Est-ce-que ce pot est plein ?"
Cette fois, sans hésiter et en chœur, les brillants élèves répondirent : "NON"
"Bien !" répondit le vieux prof.
Et comme s'y attendaient ses prestigieux élèves, il prit le pichet d'eau qui était sur la table et remplit le pot jusqu'à ras bord.
Le vieux prof leva alors les yeux vers son groupe et demanda : "Quelle grande vérité nous démontre cette expérience ?"
Pas fou, le plus audacieux des élèves, songeant au sujet de ce cours, répondit : "cela démontre que même lorsque l'on croit que notre agenda est complètement rempli, si on le veut vraiment, on peut y ajouter plus de rendez-vous, plus de choses à faire."
"Non" répondit le vieux prof. "Ce n'est pas cela. La grande vérité que nous démontre cette expérience est la suivante :
Si on ne met pas les gros cailloux en premier dans le pot, on ne pourra jamais les faire entrer tous ensuite. " Il y eu un profond silence, chacun prenant conscience de l'évidence de ces propos.
Le vieux prof leur dit alors : "quels sont les gros cailloux dans votre vie ?
Est-ce votre santé ?, votre famille ?, vos amis ?, réaliser vos rêves ?, faire ce que vous aimez ?, apprendre ?, défendre une cause ?, vous relaxer ?, prendre du temps pour vous ?, ou… tout autre chose ?
Ce qu'il faut retenir c'est l'importance de mettre ses gros cailloux en premier dans sa vie, sinon on risque de ne pas réussir… sa vie.
Si on donne priorité aux peccadilles (le gravier, le sable) on remplira sa vie de peccadilles et on n'aura plus suffisamment de temps précieux à consacrer aux éléments importants de sa vie. Alors n'oubliez pas de vous poser à vous mêmes la question :
"Quels sont les gros cailloux dans ma vie ?"… ensuite, mettez les en premier dans votre pot (vie)"

D'un geste amical de la main, le vieux prof salua son auditoire et lentement quitta la salle.

Covey, Stephen R., Merrill, A. Roger et Merrill, Rebecca R. Priorité aux priorités. Paris, Éditions générales F1RST, 1995, p. 112-113.

Bonjour,

oh_damned traite de la lecture et écris qu'il rédigera prochainement un article sur la lecture rapide, mais je ne le trouve nulle part.
J'ai également utilisé la fonction "rechercher", mais je n'ai rien trouvé.
Quelqu'un aurait-il des infos sur la méthode ?

Merci

cosmic kid a écrit : les jeux psychologiques:
les protagonistes vont s'installer inconsciement dans un des roles persécuteurs-victimes-sauveurs. Les transcations sont à double fonds, c'est le sous entendu...
ex:
V- holàlà, j'ai encore mal à la tête ce matin...
S- ben, prends un comprimé, je vais t'en chercher...
V (devient Persecuteur)- Oh ça va, je sais ce que j'ai à faire!
S- on peut jamais rien te dire le matin
etc...

Concernant les scénars, je vous conseille le bouquin traduit en français d'Eric Berne (un classique dans sa version anglaise):
"Des jeux et des hommes"