Discussion

Quelles sont vos astuces pour être efficaces et productifs au jour le jour ?

Note : 10

le 15.04.2019 par FK

5 réponses / Dernière par Onmyoji le 15.04.2019, 21h28

  • FK King in the North
  • Score : 3185 - 36 ans - MBTI: CHAT
Bullet journals, to do lists, pomodoro, ... ?
Bonus points si vous développez / expliquez, ça m'intéresse.


Voici comment je m'organise au boulot.
Ca s'articule autour de deux trucs puissants (pour moi) :
1) le pouvoir du CAHIER
2) l'étrange satisfaction de caviarder des trucs

Mon système (perfectible), en détail :
  • j'ai donc acheté un cahier A4 (un truc un peu quali, petits carreaux, pages détachables, etc)
  • sur une nouvelle page (de droite), je note la date en haut à gauche
  • une première colonne à gauche dans laquelle je note de haut en bas les trucs importants / à gérer rapidement (en décomposant en sous taches les trucs les + complexes)
  • en haut à droite, les "later" : les trucs à faire plus tard quand j'aurai le temps / que j'aurai que ça à faire
  • en bas à droite les "quickwins" : les trucs faciles à faire (je note en partant du bas pour pas me faire coincer)
  • je stabilote les trucs que je compte faire dans la journée / à très court terme et j'essaie de m'y tenir
Quand je complète une tache, je la caviarde avec un gros marqueur noir type Veleda, et je prends un coup de dopamine (on peut alternativement rayer avec un stylo normal, ce qui permet que ça reste lisible si on veut revenir en arrière pour consulter les tâches accomplies, mais moi j'aime bien le gros feutre).

Quand la page de droite est pleine, je passe à une nouvelle page de droite;
je remarque la nouvelle date, je reporte les trucs que je n'ai pas faits et qui sont toujours d'actualité.

Et les pages de gauche ? Je les garde pour les notes, les idées en vrac, le schémas, les gribouillis et autres dessins de fleurs et de penis;

Ca c'est pour le boulot.


Perso :
j'ai pas vraiment d'orga pour tout ce qui est perso, et encore moins pour ce qui est introspection / productivité personnelle / motivation.

... à ceci près que j'ai commencé à tester des applications mobiles (Android) d'habit tracking pour me motiver à compléter des tâches :
  • Habitica, sauce RPG, qui permet de gagner / perdre des points d'XP selon qu'on complète ou non des tâches ou qu'on reproduit bonnes ou mauvaises habitudes (que l'on définit soi-même évidemment) : ça fait évoluer un petit personnage type Tamagotchi. (il y a les bonnes / mauvaises habitudes, reproductibles plusieurs fois par jour; les "dailies", pour tous les trucs à faire une fois par jour - et on prend des dégâts si on les zappe; et les "to do" pour les trucs à faire); on peut régler le nombre de pts gagnés ou perdus, c'est assez bien fait
  • Habithub permet de visualiser les "streaks" : la chaîne de jours où l'on a maintenu la bonne nouvelle habitude, sans interruption; ça marche très bien parce que plus la chaîne est longue, moins on a envie de la rompre
  • Habitudes permet de faire pareil.
Je teste, on verra lesquelles je m'approprie; Habitica est sympa et efficace, on se prend au jeu, on veut pas laisser passer d'occasions de gagner de l'XP et d'acheter de nouveaux équipements pour l'avatar


Dans Habitica, je me suis mis, notamment :
- une habit "Un truc en moins sur la todo" => je me les valide quand je raye une tache de base sur mon cahier pro,
- une habit "Quelque chose de productif" => pour récompenser quand je fais un truc important que je devais faire (noté ou non) : renvoyer des papiers administratifs, ce genre de truc
- une habit négative "Junk food / bière"
- une daily "Gainage du matin" : pour prendre l'habitude de faire des petits exercices de gainage, ça prend 5min
- une daily "Méditation" : pareil, méditation guidée avec une app, ça prend 5 min


Intéressé de savoir vos recettes à vous, pour voir si je peux récupérer des trucs / m'inspirer.
    Notes et commentaires reçus par ce post :
  • [+3] Intéressant le 15.04.19, 12h52 par The_PoP
  • [+1] Intéressant le 15.04.19, 18h04 par Oldboy
  • [+1] Like ! le 15.04.19, 18h39 par voucny
  • [+1] Intéressant le 15.04.19, 20h41 par Perlambre
  • [+1] Intéressant le 15.04.19, 20h59 par Onmyoji
Sujet super intéressant FK.

Perso le cahier c'est le top. Le problème c'est que je manque de rigueur et de discipline et que ça ne fonctionne bien que si l'on reporte systématiquement les choses non faites.

Ma nature étant ce qu'elle est, et la bataille pour y remédier pas encore gagnée, j'ai trouvé MON astuce.

Tableau blanc veleda : grand format très visible, facilement accessible, effaçable, plusieurs couleurs de feutres. Une chose à faire je la note immédiatement. Si besoin, j'utilise un code couleur pour gérer les urgences ou autre priorité. Voir j'écris en plus gros.

Je n'efface que ce qui est fait, ou plus d'actualité. Donc en gros tant que c'est pas fait je l'ai sous les yeux => culpabilité => motivation.

Du coup ça fonctionne pour moi. Parce qu'à la base je suis teubé et fainéant :)


Et j'ai deux côtés à mon tableau :
1/ pour le perso
2/ pour le pro.

Petit détail : mon bureau est chez moi, ça aide :)

Mais en vrai, j'me rends compte que je m'améliore avec le temps et les responsabilités en fait.


Gros point noir : ce n'est absolument d'aucune aide pour changer de mauvaises habitudes ou se motiver à faire du sport ou autre...
    Notes et commentaires reçus par ce post :
  • [+1] Like ! le 15.04.19, 18h39 par voucny
  • Owen [MOD]
  • Score : 1081 - 30 ans
Je suis assez fan de https://trello.com/, outil web pour visualiser ou j'en suis. Et j'ai simple note pour prendre des notes en permanence de mon tel.

Sinon : manger léger le midi. Viande + salade. Les pates et autres je les garde pour le soir.
    Notes et commentaires reçus par ce post :
  • [+1] Like ! le 15.04.19, 18h39 par voucny
Orienter mon travail vers ce que j'aime faire : on est toujours plus efficace quand on a envie.

Viser à ne pas être trop occupée (aaah j'aurais jamais le temps je fais donc rien) mais pas trop sous occupée non plus (qui suis je que faire dans quel état j'ère)

J'ai fait Pomodoro, ça a marché mais le bruit de la sonnerie me gonfle.

Faire un premier jet maintenant plutôt qu'un truc parfait jamais.

Un Bullet Journal qui a bien marché, j'aime le fait de faire des petites croix quand une tâche est finie plutôt que la rayer, et le fait de faire ma liste de "à faire" du jour m'évite de charger mes journées à la juste dose. J'en ai fini un et depuis je fais juste une feuille volante.

Un tracker d'habitudes format papier où une année entière tient dans 365 petites cases à cocher.

"Clean as you go" quand je fais la cuisine : je range au fur et à mesure, de toute façon il faudra bien le faire alors autant éviter d'avoir toute la partie pénible à la fin.

Si tu n'as pas le temps aujourd'hui tu n'auras pas plus le temps demain (pour éviter d'accumuler des listes de trucs que je ferai jamais genre repriser une chaussette ou m'obliger à voir quelqu'un que j'ai pas envie de voir).

Si ça prend 5 minutes fais le tout de suite.

Il n'y a aucune gloire à faire plein de trucs chiants, autant les réduire au minimum (pour éviter la procrastination déguisée passée à faire plein de trucs administratifs avec trop de zèle)

Edit : COUPER INTERNET !!!
J’utilise un simple planning hebdomadaire excel mis à jour le dimanche soir pour la semaine à venir avec :
- les rendez-vous et les réunions déjà fixés
- les créneaux consacrés au sport (ça m’évite de le zapper)
- des créneaux « libres » pour les imprévus (au moins un par jour)
C’est l’ossature de ma semaine. Viennent ensuite :
- les tâches à accomplir jour après jour en fixant à chaque fois un délai de réalisation
- la liste des mails à envoyer, des coups de fil à passer

Côté organisation « terrain » :
- chaque soir je range mon bureau sans oublier de faire de l’ordre dans mes fichiers d’ordi = lendemain matin zen
- en période chargée, je viens une heure plus tôt au bureau. C’est calme, pas de tél, pas de collègue bavard etc…
- le matin est réservé au tâches complexes, c’est le moment où je suis vraiment performante (à chacun son rythme)
- je m’accorde une mini-pause toutes les deux heures pour me dégourdir les jambes et m’étirer
- réseaux et boîte mail : une fois le matin en arrivant, une fois le soir en partant et c’est tout !
    Notes et commentaires reçus par ce post :
  • [+1] Bien joué le 16.04.19, 09h24 par voucny
Un fichier txt avec des catégories qui correspondent souvent à des projets.
ça permet de faire plein de copiés-collés des documents que je reçois quand c'est pertinent, on perd moins de temps à écrire, c'est plus efficace car je peux mettre des termes de recherche en surbrillance (tâches d'un même type, destinataire/partenaire commun, etc...).

J'inscris les items avec leur ordre logique dans le projet, une explication de la nécessité de la tâche ou conséquences si ça avance pas si ce n'est pas évident, un avancement (en mots, pas en %, ça veut souvent rien dire, je préfère mettre la série des sous tâches à faire et les rayer au fur et à mesure, mais sinon c'est: x jours de boulot (sûrs ou évalués) et je mets le décompte ensuite) , une "due date", des sources/cibles/moyens/partenaires (en valeurs séparées par tabulations pour éventuellement remettre en tableau excel, mais ça c'est mon côté manipulateur de données)
L'ordre d'importance se détache souvent de lui-même dans la colonne explication, et je suis plutôt contre tout ce qui est micromanagement et microreporting parce que pour moi, on devient presque plus dépendant de son outil et préoccupé par lui que par la tâche, et on perd souvent plus de temps à la reporter quand c'est pas nécessaire avec les bons codes qu'à l'annoter.

Excel permet aussi de faire des formules pour t'annoncer tes due dates, trier et faire des classements, mais il manque d'un bon moteur d'expressions régulières, d'où l'usage du txt en éditeur de texte.
J'ai d'ailleurs souvent tendance à bosser à partir d'un éditeur de texte plutôt qu'un traitement de texte, pour les raisons énoncées avant, j'ai des codes pour refaire rapidement des formatages quand je le passe dans le traitement de texte, je gagne beaucoup de temps ainsi (et je ne me focalise que sur le contenu, pas sur les fonctions superflues qu'on gagne souvent à faire après). Les rares fois où j'ai besoin, c'est quand je dois faire des insertions de docs dans un traitement de texte (images...) qui sont en rapport avec le texte.

Quand j'ai fini des tâches, je les coche dans la colonne la plus extrême, ça me permet d'extraire ça comme je veux.
J'ai un fichier par mois, quand c'est nécessaire je garde de la traçabilité de certaines tâches bouclées mais je les range dans un dossier archive et supprime ce qu'il n'est pas nécessaire de garder.

Avec le boulot, je suis aussi pas mal obligé de faire du reporting dans des outils partagés (types wikis et autres agrégateurs de tickets ou autres), ça me facilite le partage donc c'est ok, par contre certaines tâches sont peu fluides donc je les garde pour le minimum et l'obligatoire (genre les services qui ne passent que par ça car ils ont besoin de traçabilité, ok, les mecs qui veulent utiliser que ça pour se donner l'impression de bosser, non).
Cela dit, les plannings partagés ça reste un must.

Maintenant je suis beaucoup plus efficace quand je suis en roue libre, parce que mon rôle est aussi d'être "agent volant", donc dès que l'on a besoin de moi, on me tire de mon projet pour me foutre sur d'autres trucs plus pressés et importants pour la boite, ce qui fait que je meuble. Et c'est 80% de mon temps, ce qui fait que j'ai des todo lists assez longues.