Trop gentil au bureau et transfert de responsabilité

J'aimerais parler d'un problème que beaucoup de personnes rencontrent dans leur carrière, lorsqu'ils ont tendance à se montrer "trop gentils". Je vais vous exposer le problème en question et ma vision des choses. Je serais ensuite ravi de lire vos commentaires sur ce sujet, qui peut parfois pourrir la vie professionnelle de certaines personnes.

Les trop gentils, qui sont-ils?
Il n'y a pas qu'en amour que cela cause problème. Certaines personnes se montrent trop faibles, pas assez solide/agressives au boulot et cela attise, consciemment ou inconsciemment, l'envie d'autres personnes d'en profiter. Le petit jeune qui vient d'arriver et qui dit oui à tout sans broncher, le timide qui souri tout le temps et ne hausse jamais la voix, la personne qui se met à douter d'elle-même chaque fois qu'on l'accuse (à tord ou à raison) sont autant de cibles de choix pour les profiteurs. Et croyez-moi, les profiteurs sont parfois nombreux dans les boites en France.

Quelles sont les conséquences?
La conséquence la plus visible est que les profiteurs auront tendance à refourguer les actions dont ils ne veulent pas aux "gentils". Ils vont avoir tendance à déguiser ces actions pour que ça passe inaperçu. Du genre, lorsqu'un nouveau arrive :
"Tu vois, dans ce classeur, on range une copie des dossiers quand on les a clôturés. Là, par exemple, je viens de finir un dossier. Tu peux en faire des photocopies et le ranger? Comme ça, tu te familiariseras avec cette pratique". --> traduction : il a juste trouvé une victime pour faire ses photocopies à sa place.

Au delà de ça, il y a une conséquence beaucoup plus sournoise au fait d'être trop gentil au boulot. Elle passe souvent inaperçue et il faut pourtant l'identifier car les conséquences peuvent être grave :

Le transfert de responsabilité
Cela arrive fréquemment entre services d'une même entreprise, ou éventuellement entre prestataires/fournisseurs et commanditaires. Pour mieux expliquer ce que c'est, je vais donner un exemple perso :

En ce moment, je bosse dans le service réglementaire de ma boite. Tous les autres services essayent de se protéger en reportant la responsabilité de chaque décision sur nous. Comme si nous avions une baguette magique qui couvrirait toutes les décisions prises, même les plus folles. Les anciens de mon équipe sont maintenant rodés et n'hésitent pas à renvoyer bouler les personnes qui s'essayent à ce jeu.

Moi, n'ayant pas été habitué à ça en arrivant, je me suis fait avoir. Dans le projet que je suis, les autres services me demandaient d'écrire leurs protocoles de tests, de rédiger toute sorte de fichiers pour leur dire ce qu'ils doivent faire, quand et comment. C'est hallucinant de voir des managers de départements se comporter comme de simples exécutants. Puis je me faisais engueuler dès qu'un détail des fichiers dont j'étais l'auteur n'était pas correct, puisque toute la responsabilité de leurs actions reposait alors, soit disant, sur moi. Quand le fichier n'était pas à jour, qu'une cellule d'un fichier excel n'était pas de la même couleur que d'habitude, etc. ils n'hésitaient pas à trouver la moindre erreur et s'en servir contre moi, pour rejeter leurs erreurs à eux. Chacun de mes emails étaient imprimés et on me demandait de plus en plus d'engagements. Pire que ça, certains services voulaient s'essayer à des pratiques "borderline" au niveau réglementaire. Et ils me demandaient alors de leur faire un email assurant que les affaires réglementaires sont ok avec cette décision. Bien évidemment, ce genre de demande se faisait au téléphone pour ne pas laisser de trace. Il est bien évidant qu'il faut rejeter ce genre de demande impérativement, si on ne veut pas se retrouver au chômage dans les semaines qui suivent, voir en taule.

Ce qu'il faut faire pour y remédier
Mon avis est le suivant :

Identifier son scope
- La première chose à faire est de bien définir quelle est l'étendue des responsabilités de votre poste. Ne pas hésiter à beaucoup échanger là dessus avec votre manager quand on prend une nouvelle fonction.
- Deuxièmement, ne pas hésiter à refuser une action lorsque cela n'entre pas dans votre scope. Peu importe si la personne en face essaye de vous culpabiliser en vous faisant croire que vous ne faites pas d'efforts. Vous faites votre job, et vous le faites bien, point.
Quand une personne vous cite dans un email comme référent d'une action qui ne vous concerne pas, faites le bien savoir en répondant à l'email, en laissant tout le monde en copie.

Ne pas hésiter à rediriger une demande qui ne vous concerne pas.
Si on vous demande de confirmer le prix de vente d'un produit et que cela concerne le service commercial, n'appelez pas le service commercial pour demander le prix de vente et le communiquer ensuite au demandeur, dite directement au demandeur de s'adresser au service commercial. En d'autre terme, ne soyez pas une boite au lettre pour les demandes d'autres personnes.

Si on vous accuse, ne doutez pas, sauf en cas de preuve.
Si on vous dit : "la dernière fois tu nous as dit de faire ce test comme ça et ça a foiré!" et que ça vous mets le doute, ne dites pas "ah bon? Mince, j'ai peut-être eu une confusion, désolé".

Notez ceci : dans le monde du travail, quand on vous accuse et que vous avez un doute, c'est vous qui avez raison faute de preuve! C'est assez bête mais ça évite de passer pour une serpillère.
Pour reprendre l'exemple plus haut, ça donnera une réponse du genre : "je n'ai pas le souvenir de vous avoir fait cette demande, et ça me surprends. Ce que je vous propose pour la prochaine fois, c'est que vous définissiez cette tache vous même en me consultant seulement pour avis, comme ça il y aura moins de probabilité de confusion".

Proposez votre avis mais ne décidez pas pour les autres
Si on vous demande une décision qui ne vous concerne pas, proposez seulement votre avis, mais pas de décision ferme. Ce n'est pas à vous de porter le poids de décisions importantes d'autres personnes, sauf si vous êtes patron bien sur. Ca peut paraitre alléchant de prendre des responsabilités, mais beaucoup de gens en profite et cela peut coûter cher.


Bref, le monde du travail n'est pas tout rose, il faut savoir marquer son territoire et se faire respecter. Comme disait mon ancienne chef (une bombe atomique au passage, je la regrette énormément) : "au travail, il ne faut être ni hérisson, ni paillasson".

Au plaisir de lire vos commentaires!

La gentillesse est une qualité, j'en suis convaincue.
Malheureusement elle peut passer, dans le monde du travail notamment, pour de la faiblesse. Certains n'hésiteront pas à manipuler pour des tas de raisons : jalousie, incompétence, paresse, méchanceté, ennui etc...

La parade (je n'ai pas la prétention de dire qu'elle est parfaite, c'est simplement une piste) :

- définition ultra précise du poste lors de l'embauche : pouvoir d'action, responsabilités, supérieur hiérarchique, interactions avec d'autres services, collègues, collaborateurs...
- connaissance de la raison exacte de son embauche : création de poste, poste vaquant, licenciement ou démission de son prédécesseur...
- mémoriser l'organigramme de la société, fonctions et responsabilités de ses interlocuteurs
- se présenter si la Direction n'a pas jugé utile de le faire (bonne question de savoir pourquoi)
- prendre le temps d'observer, de comprendre des rouages parfois compliqués
- faire preuve de courtoisie avec tous, en se gardant de tout copinage, commérage
- rester modeste mais néanmoins conscient de sa valeur (diplômes, expériences)
- collaborer avec enthousiasme sur un projet partagé sans se faire dépouiller de ses idées, propositions
- savoir dire NON avec le sourire quand on est testé dans l'espoir d'être pris pour une buse

Important aussi à mon sens, garder une certaine indépendance vis-à-vis de son boulot. Ça évite de devoir s'écraser par peur d'un licenciement.

Mettre un peu de thune de côté, éviter les heures supp' (ou du moins éviter que ça devienne une habitude) et ne pas faire de son job son seul objectif dans la vie.

Et comme pour toute relation, être prêt à quitter son job si celui s'avère toxique ou s'il ne convient plus à ses attentes.

Tout d'abord et comme l'a souligne Perlambre, etre gentil est une qualité.

Il ne faut pas tout mettre derrière.


Je m'explique. Se faire marcher dessus ou ne pas savoir dire non cela n'a je crois rien à voir avec etre trop gentil. Outrepasser ses fonctions et prendre des responsabilités qui ne sont pas de notre ressort non plus. Rendre service et se faire casser du sucre sur le dos par une saloperie clairement oui.


Après il y a une maxime que mon papa m'a apprise et qui ne m'a jamais quitté dans le monde professionnel c'est l'idée que "le travail va à la compétence".
Il y a néanmoins certaines limites importantes à connaître :
- ses propres limites de compétence pour commencer. Prendre des décisions ou faire des choses que l'on ne maitrise pas c'est casse gueule. Autant prévenir avant
- son champ d'action défini par son employeur
- la liberté, l'autonomie ou la prise d'initiative encouragee ou non par le supérieur hiérarchique...

Perso j'ai toujours eu tendance à prendre des responsabilités et à les assumer surtout en cas d'erreur de ma part. Cela fait grandir et in fine je trouve qu'on ne laisse que peu d'angle à la critique.

Dernier point et pas des moindres, tout cela est hautement variable en fonction de l'entreprise/administration dans laquelle vous bossez, une PME et une multinationale sont deux types d'environnements très très différents.
Malheureusement de mon expérience, les grandes boîtes sont souvent aujourd'hui organisées pour que chacun puisse fuir au mieux ses responsabilités, et au mieux diluer les responsabilités (le concept du Forward de mail à tout va, etc...) Dans ce cadre la, trop en prendre et trop assumer peut être effectivement risqué.

D'un autre côté la dé-responsabilisation des gens à tous les étages dans les grandes boîtes est je trouve, dramatique pour l'efficacité et le fonctionnement global des entreprises.

Un des principes de base, qui marche dans le monde professionnel, c'est le "donnant-donnant". Et ne pas avoir peur d'être transparent sur ses intentions et le fait qu'on fonctionne comme ça.

Quelques phrases magiques :
"Et si vous faisiez,..."
" Si je fais ..., que ferez-vous pour..."
"Je ne sais pas faire autrement, comment vous vous feriez ?"
"C'est une bonne remarque, vous prenez l'action ?"


Et en cas de blocage, ma préférée : "Alors que fait-on ?"

Bien sûr, à faire dans les zones "grises", où un comportement transactionnel se justifie. Si c'est votre job de le faire, vous le faites sans contrepartie. Vous risquez sinon un "vous êtes payés pour ça" à juste titre. Et mettre du transactionnel partout est un comportement passif-agressif.

Mais en agissant comme je l'ai dit, vous serez perçu comme "pro" et vos interlocuteurs vous apprécieront suffisamment pour vouloir travailler avec vous, mais juste pas assez pour vous refiler des merdes (parce qu'ils savent qu'il y a un prix pour votre coopération).

Et toujours congratuler quand les choses sont bien faites (c'est gratuit) car ça ne coûte rien et ça met du "goodwill" dans la relation.

@Frenchkiss : au Best-of, non ?

C'est typiquement la TRES grosse connerie de base qu'on (bon, ok, moi) fait au boulot.

Ce que j'ajouterais à Baijin :

Dans la partie identifier son scope : REGARDE (privilégie l'observation directe à la demande, il peut y avoir un gros écart entre ce qu'ils te racontent et ce qu'ils font...) ce que tes collègues font dans la même situation. Genre, dans le cas que tu donnes, si tu te retrouves tout le temps dans le cas, et que t'es bien le seul dans le cas...

De plus : « - La première chose à faire est de bien définir quelle est l'étendue des responsabilités de votre poste. Ne pas hésiter à beaucoup échanger là dessus avec votre manager quand on prend une nouvelle fonction. ».

@Lieutenant: c'est aussi valable dans les relations privées ce que tu dis, quand on commence à se dire qu'une personne de son entourage commence à confondre bonté et connerie...

Iskandar a écrit :@Frenchkiss : au Best-of, non ?

@Lieutenant: c'est aussi valable dans les relations privées ce que tu dis, quand on commence à se dire qu'une personne de son entourage commence à confondre bonté et connerie...

Dans une relation pro, tu es obligé de collaborer. Et c'est souvent le cas de la personne en face. Donc le transactionnel s'impose partout où ça manque de confiance ou de réciprocité, même si la relation est très assymétrique.
Dans une relation privée, en général, ce n'est pas le cas. Pas d'obligation de collaborer. Il vaut mieux dire non, plus ou moins enrobé, car les relations peuvent être malgré tout assymétriques et il faut parfois éviter la pénalité de vengeance (le non qui blesse l'ego) quand on est dans une relation dominée.