FTS

Je partage avec vous un sujet sur lequel je réfléchis depuis un petit moment : je me demande quel peut être le meilleur moyen de trier les différentes taches qu'on peut avoir, d'une manière à être le plus efficace possible.

Dans un autre sujet, on réfléchissait déjà à l'ordre optimal, selon qu'elles sont difficiles / faciles et urgentes / pas urgentes ...

... mais si, dans votre vie pro, vous avez à gérer un grand nombre de taches, comment vous y prenez vous pour les trier / les prioriser et ne pas perdre le fil ?

Comment construisez-vous et réactualisez-vous votre todo ?
Des techniques, des méthodes, des astuces à partager ?

FrenchKiss a écrit :... mais si, dans votre vie pro, vous avez à gérer un grand nombre de taches, comment vous y prenez vous pour les trier / les prioriser et ne pas perdre le fil ?

Perso, j'ai du boulot qui m'arrive de plusieurs supérieurs, qui ne discutent pas entre eux. Ça a donné un truc assez dur à conceptualiser au début, car c'est à moi le subordonné de leur indiquer quand sera fait le boulot. Un peu un retournement de situation. Au cas ou, j'avais trouvé ce document qui m'avait bien aidé pour arriver à cette conclusion : http://www.stephanehaefliger.com/campus ... /17_21.pdf

FrenchKiss a écrit :Comment construisez-vous et réactualisez-vous votre todo ?

Déjà, quand on me donne du boulot, je demande systématiquement une date à laquelle le travail est souhaité. Si c'est à moi de décider, je la place le plus loin possible, en fonction de l'urgence et des contraintes. Il se peut aussi que je requalifie l'urgence d'une demande qui m'arrive. Encore, j'estime dès le départ le temps que va me prendre le travail.

Après, grosso modo, j'ai toujours une tâche de fond à rendre à une échéance. Inconvénient : les urgences qui tombent hachent cette tâche. Et plus j'ai d'urgences, plus la tâche de fond devient urgente, le temps que j'y ai consacré diminuant.

FrenchKiss a écrit :Des techniques, des méthodes, des astuces à partager ?

1. Noter dans Excel (ou autre) toute demande non urgente qui rentre, l'estimer, et la placer dans un échéancier (colonne triée, logiciel diagramme de Gantt au pire). Très utile quand on encadre. Permet aussi de gérer un avancement dans le cas où plusieurs personnes interviennent sur la tâche.
2. Tous les matins, contrôler l'échéancier, se fixer un nombre de tâches à avoir fait en fin de journée. En fonction des priorités indiquées dans l'autre sujet.

Ça fait un peu plus d'administratif, qui est du temps prévu, mais ça m'a permis plus d'une fois de ne pas couler. Après, j'ai été surpris par la réaction de mes supérieurs, qui ont bien accueilli cette démarche. Quelque part, ça leur facilite leur boulot aussi.

J'en suis arrivé à la conclusion qu'il faut toujours se laisser 20% de temps non prévu. Il sera de toute façon consommé par quelque chose.

FrenchKiss a écrit :Je partage avec vous un sujet sur lequel je réfléchis depuis un petit moment : je me demande quel peut être le meilleur moyen de trier les différentes taches qu'on peut avoir, d'une manière à être le plus efficace possible.

Dans un autre sujet, on réfléchissait déjà à l'ordre optimal, selon qu'elles sont difficiles / faciles et urgentes / pas urgentes ...

... mais si, dans votre vie pro, vous avez à gérer un grand nombre de taches, comment vous y prenez vous pour les trier / les prioriser et ne pas perdre le fil ?

Comment construisez-vous et réactualisez-vous votre todo ?
Des techniques, des méthodes, des astuces à partager ?

Perso, je fais beaucoup de liste, ça permet de faire le tri et de mettre tout au clair

J'ai arrêté les "to do list" que je trouvais déprimantes parce que je n'atteignais presque jamais l'objectif que je m'étais fixé.

Je gère ma propre boite (petite boite) depuis 8 ans et jamais je ne quitte le bureau en me disant "je suis à jour", ça n'existe pas dans mon monde!! Je suis souvent débordée mais ça ne me pose pas vraiment de problème, je travaille mieux sous pression.

Je cale mes rendez vous extérieurs sur une seule journée par semaine.

Pour tout ce qui est administratif (compta, paies, charges, impôts…) j'ai un grand calendrier qui trône sur le mur face à mon bureau avec les dead line pour l'année. C'est prioritaire quoi qu'il arrive!

Pour la partie commerciale/gestion, j'ai mis en place des tableaux de suivis sous Excel avec énormément d'entrées, ils sont très, presque trop, complets et me prennent du temps parce que je les alimente scrupuleusement chaque jour mais m'en font beaucoup gagner lorsque je cherche quelque chose. Le rapport temps gagné/temps passé est clairement positif. D'autant que les données collectées peuvent être réutilisées après très facilement pour une exploitation différente de celle prévue au départ. Certains tableaux de bord sont accessibles à mes collaborateurs pour consultation et/ou modification. Ce sont nos outils de travail et de communication interne au quotidien. Pour les taches à réaliser à moyenne ou longue échéance, j'ai plus ou moins la même méthode qu'acrobate, un tableau de bord avec les actions et les sous actions à mener et les échéances.

J'utilise beaucoup ma boite mail pour l'historique avec utilisation des dossiers/sous dossiers, c'est un classement efficace. Sauf pour les pièces comptables que je me dois légalement de conserver physiquement, je n'imprime jamais rien ou presque.

Ce qui est le plus difficile à gérer finalement, c'est ce qui n'est pas prévisible (les fameux 20%) : les coups de fil, les mails, les galères sur une livraison, les délais qui s'allongent...J'essaie au maximum de traiter les demandes dans l'instant et au fur et à mesure qu'elles arrivent. De toutes façons, je n'ai pas d'assistante qui filtre les appels et qui me classe mes mails !! Par exemple, si je reçois un appel d'un client qui veut un devis et que c'est un chiffrage simple, je fais le devis pendant que j'ai le client au téléphone.

Pour tout ce qui demande réflexion et concentration, je le fais chez moi, le soir et le week end pour ne pas être dérangée.

Et pour ne pas devenir complètement dingue, je sors déjeuner presque tous les jours et je ne suis jamais disponible quoi qu'il arrive, le mardi soir après 18h et le vendredi matin. Je garde ces créneaux pour faire du sport entre autre.

Je suis secrétaire de direction.

J'effectue les tâches de maintenance, qui sont indispensables au bon fonctionnement de la boîte, chaque jour et en priorité.
Pour ce faire, je connais les échéances des éléments importants de la semaine/du mois en cours. Aussi, je connais le temps qu'il me faudra pour réaliser ces tâches, majorées d'une durée de sécurité, je sais facilement les placer dans mon agenda.

Si j'ai une tâche importante supplémentaire à faire dans la journée je la note ( pour me libérer l'esprit ) et je griffonne quelques lignes pour me rappeler de la tâche quand je m'en occuperai, ses modalités & co.

Si j'ai une urgence je la traite direct et après je retourne à la tâche que je faisais.

Ce qui marche super bien pour moi est de noter dès que j'ai une tâche supplémentaire à effectuer, ainsi je sais toujours, quel que soit le moment de la journée, les différentes tâches que j'ai à accomplir.
Et quand j'ai fini une activité, je ré-analyse à chaque fois la liste avant de déterminer quelle tâche je vais ensuite accomplir, afin d'être bien sûr que je traite les activités dans le bon ordre.
J'ai ainsi l'esprit libéré et je suis totalement dans l'instant, focalisé sur la tâche réalisée.

Perso, j'ai toujours un ptit calepin sur moi pour noter si une tache se présente de manière impromptue.
Ensuite, je me suis fais un ptit fichier excel tout con dans lequel je note chaque chose que je dois faire, de la manière la plus succincte possible et je vide mon calepin dedans.
La hiérarchisation est en trois phases :
une feuille dédiée pour chaque gros projet.
une feuille dédiée pour les trucs moins importants et dans cette feuille, une couleur pour les trucs chauds (en gros avec deadline ou pression), et une autre couleur pour les trucs sans stress, beaucoup moins importants mais à faire.
Comme je peux travailler sur plusieurs projets, à chaque avancée, je décale d'une cellule et je note ce qu'il y a de plus, ce dont je dois m'occuper (couleur différente) ou chez qui la balle est rendue.

Chaque matin je jette un oeil sur l'ensemble du fichier et avant une réunion je relis la feuille qui correspond.

Sur des projets bien avancés, mes notes font un peu penser à un Gantt à l'envers.

Lorsque un projet ou une tache est réalisé, selon son importance soit je la supprime du fichier soit je la sauvegarde dans un répertoire.